Regulamin ochrony przepływu informacji poufnych oraz stanowiących tajemnicę zawodową  

W FIRMIE Tomasz Nowicki GAMER-MEDIA

ul. Cmentarna 4, 62-020 Swarzędz

NIP 7771877288

 

.

Zakres przedmiotowy regulacji

§ 1.        

Niniejszy Regulamin ochrony przepływu informacji poufnych oraz stanowiących tajemnicę zawodową w firmie Tomasz Nowicki GAMER-MEDIA, dalej zwany „Regulaminem Ochrony”, określa:

 

1) zasady postępowania z Informacjami Poufnymi oraz informacjami stanowiącymi Tajemnicę Zawodową;

2) zasady zapobiegania ujawnianiu Informacji Poufnych oraz stanowiących Tajemnicę Zawodową oraz  wykorzystywaniu przez osoby mające dostęp do Informacji Poufnych oraz stanowiących Tajemnicę Zawodową tych informacji w celach innych niż wykonywanie obowiązków wynikających ze sprawowanych funkcji lub zatrudnienia;

3) zasady przepływu informacji, w tym zasady obiegu dokumentów.

Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się do pracowników i współpracowników oraz odpowiednio do Członków Zarządu, o ile mają dostęp do Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową.

 

Definicje

§ 2.

Informacja Poufna, Informacje Poufne – każda informacja wytworzona w Firmie dotycząca zakresu jej działalności, jej klientów, dostawców, polityki cenowej, sprzedażowej i marketingowej, która nie została podane do publicznej wiadomości lub nie jest powszechnie znana.

 

Tajemnica Zawodowa – każda informacja uzyskana przez pracownika lub współpracownika w związku z podejmowaniem czynności służbowych, dotycząca chronionych prawem interesów podmiotów dokonujących czynności związanych z działalnością Firmy.

 

Dostęp do Informacji Poufnych oraz informacji stanowiących Tajemnicę Zawodową

§ 3.

1. Wszystkie jednostki organizacyjne mają dostęp do Informacji Poufnych oraz stanowiących Tajemnicę Zawodową wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków przez daną jednostkę.

2. Wszyscy Pracownicy zobowiązani są do zachowania poufności Informacji Poufnych oraz informacji stanowiących Tajemnicę Zawodową. Obowiązek zachowania poufności Informacji Poufnych oraz informacji stanowiących Tajemnicę Zawodową istnieje również po ustaniu stosunku  prawnego łączącego Pracownika ze Spółką.

  1. Pracownicy Spółki są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących Informacji Poufnych oraz Tajemnicy Zawodowej, a także odrębnych procedur i regulaminów postępowania z takimi informacjami  przyjętych przez Zarząd Spółki.

Przekazywanie Informacji Poufnych

§ 4.

1. Informacje Poufne oraz informacje stanowiące Tajemnicę Zawodową mogą być ujawniane Pracownikom jednostek organizacyjnych Spółki wyłącznie w zakresie niezbędnym do należytego wykonywania obowiązków służbowych przez takich Pracowników.

2. Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa Informacje Poufne oraz informacje stanowiące Tajemnicę Zawodową  mogą być ujawniane osobom trzecim spoza Spółki wyłącznie w niezbędnym zakresie i za zgodą członka Zarządu Spółki.

Postępowanie z Informacjami Poufnymi

§ 5.

  1.        Zakres dostępu do wszelkich informacji sporządzanych i otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie Dokumentu wynika z zakresów obowiązków Pracowników, udzielonych pełnomocnictw oraz umów.
  2.        Informacje sporządzane przez Spółkę, w tym w formie Dokumentu, wytwarzane są przez Pracowników, których zakres zadań obejmuje wytwarzanie określonego rodzaju informacji.
  3.        Odpowiedzialność za wytworzenie informacji zawierających Informacje Poufne lub stanowiących tajemnicę Zawodową ponosi Pracownik, o którym mowa w ust. 2.
  4.        W celu uniemożliwienia osobom nieuprawnionym dostępu do Informacji Poufnych oraz stanowiących Tajemnicę Zawodową wszyscy Pracownicy Spółki zobowiązani są przestrzegać poniższych zasad:

 

a)       zakazane jest ujawnianie i/lub przekazywanie osobom nieuprawnionym Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową;

b)       zakazane jest  wykorzystywanie  Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową;

c)       zakazane jest wynoszenie poza teren Spółki Dokumentów zawierających Informację Poufną lub stanowiących Tajemnicę Zawodową bez zgody Zarządu;

d)       Informacje Poufne lub informacje stanowiące Tajemnicę Zawodową nie mogą być przedmiotem  dyskusji prowadzonych w miejscach publicznych;

e)       pomieszczenia Spółki, w których jest prowadzona działalność związana z Informacjami Poufnymi bądź stanowiącymi Tajemnicę Zawodową, powinny być zabezpieczone przed niekontrolowanym dostępem osób nieuprawnionych;

f)         przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach, w których prowadzone są czynności z wykorzystaniem Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową jest dozwolone tylko pod kontrolą osoby odpowiedzialnej za wykonanie danej czynności;

g)       prace wymagające wykorzystania Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową są wykonywane wyłącznie w specjalnie wyodrębnionych w tym celu pomieszczeniach;

h)        wszelkie Dokumenty zawierające Informacje Poufne lub stanowiące Tajemnicę Zawodową powinny być zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych poprzez zamknięcie w przeznaczonych do tego miejscach; Dozwolone jest sporządzanie kopii takich dokumentów wyłącznie w niezbędnej ilości;

i)          dostępu do Informacji Poufnych lub stanowiących tajemnicę Zawodową  w formie elektronicznej udziela się wyłącznie autorowi dokumentu poprzez zabezpieczenie komputera odpowiednimi hasłami znanymi jedynie użytkownikowi danego komputera. Dodatkowo, każdy plik może być zabezpieczony hasłem. Zabrania się ujawniania haseł lub zapisywania ich w widocznych miejscach. W przypadku ujawnienia hasła osobie nieupoważnionej lub poznania hasła przez osobę nieupoważnioną, Pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zmienić hasło dostępu do komputera;

i)       osoby upoważnione zobowiązane są w miarę możliwości do używania oznaczeń kodowych w celu identyfikacji Klientów podczas wykonywania czynności z wykorzystaniem Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową zarówno w prowadzonych rozmowach, jak i przekazywanej korespondencji;

j)         Pracownicy nie mogą udzielać Klientom informacji, które wykraczają poza wiadomości ogólnie dostępne, informacje techniczne dotyczące świadczonych usług oraz informacje do otrzymania, których Klient jest uprawniony w związku ze świadczoną na jego rzecz usługą lub też złożoną przez Klienta dyspozycją;

k)       w przypadku przesyłania informacji zawierających Informację Poufną lub stanowiących Tajemnicę Zawodową przesyłki powinny wysyłane listem poleconym lub listem kurierskim, najlepiej za potwierdzeniem odbioru;

l)         przy przekazywaniu Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową pomiędzy Pracownikami lub jednostkami organizacyjnymi Spółki przekazaniu podlega jedynie informacja w niezbędnym zakresie;

m)     wszelkie dokumenty zawierające Informacje Poufne lub stanowiące Tajemnicę Zawodową sporządzane  są wyłącznie w niezbędnym zakresie;

n)       Pracownik, który uzyskał Informację Poufną lub stanowiącą Tajemnicę Zawodową z jednostki organizacyjnej, w ramach której nie wykonuje obowiązków może wykorzystać tę informację wyłącznie w celu wykonania obowiązków służbowych;

o)       Pracownik, który uzyskał dostęp do Informacji Poufnych lub stanowiących Tajemnicę Zawodową, w szczególności pochodzących z jednostki organizacyjnej, w ramach której nie wykonuje obowiązków, z naruszeniem postanowień Regulaminu Ochrony nie może ich wykorzystywać, w szczególności uczestniczyć w pracach jednostki organizacyjnej w ramach której wykonuje obowiązki związane z transakcjami lub Instrumentami Finansowymi, których dotyczy Informacja Poufna lub stanowiąca Tajemnicę Zawodową, ani komunikować się z innymi osobami w jednostce organizacyjnej w ramach której wykonuje obowiązki w sprawie takich transakcji lub Instrumentów Finansowych.

  1.        Za nadzór nad przestrzeganiem przez Pracowników powyższych zasad  odpowiedzialna  jest osoba kierująca jednostką organizacyjną, w której zatrudniony jest dany Pracownik.
  2.        Pracownik przekazujący innej osobie Informacje Poufne jest zobowiązany ją o tym fakcie poinformować.
  3.        Pracownikowi powierza się Informacje Poufne lub stanowiące Tajemnicę Zawodową oraz dostęp do danych osobowych, zgodnie z zakresem obowiązków danego Pracownika.

 

Weryfikacja i akceptacja materiałów marketingowych

§ 6.

  1.        Wszelkie materiały marketingowe, w tym ofertowe oraz inne przeznaczone dla nieokreślonego kręgu adresatów, w szczególności informacje dla prasy, komunikaty, prezentacje, materiały i informacje zamieszczane na stronie internetowej przed ich publikacją lub rozpowszechnieniem w inny sposób podlegają weryfikacji, w szczególności pod kątem zgodności tych informacji z prawem oraz obowiązkami informacyjnymi wynikającymi z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, dopuszczalności podania określonych informacji do publicznej wiadomości, a także zgodności tych informacji z regulacjami wewnętrznymi oraz polityką Spółki. 
  2.        Kierownicy poszczególnych Jednostek organizacyjnych lub Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie treści ww. materiałów obowiązani są każdorazowo przedstawić do zaopiniowania ww. materiały i informacje   Zespołowi Wsparcia Prawnego oraz Zespołowi Nadzoru Wewnętrznego.

 

Dostęp do pomieszczeń Spółki

§ 7.

  1.        Liczba osób posiadających klucze do lokalu i pomieszczeń Spółki jest ograniczona do niezbędnego minimum. W Spółce prowadzona jest lista osób posiadających klucze do lokalu i pomieszczeń Spółki.
  2.        Pracownicy, którym wydane zostały klucze do lokalu i pomieszczeń Spółki zobowiązani są do natychmiastowego powiadomienia służb ochrony mienia o każdorazowym przypadku zagubienia kluczy. W takim przypadku Zarząd stosownie do okoliczności zaginięcia podejmuje odpowiednie czynności w celu zabezpieczenia pomieszczeń, w szczególności może postanowić o wymianie zamków w lokalach lub pomieszczeniach Spółki, do których klucze zostały zagubione.
  3.        Zakazane jest dorabianie kluczy przez Pracowników. 
  4.        W przypadku zatrudnienia nowych Pracowników kierownik jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony ma być Pracownik obowiązany jest zawnioskować o dorobienie lub przekazanie kluczy dla Pracownika.

 

 

Przechowywanie Informacji Poufnych oraz informacji stanowiących Tajemnicę Zawodową

§ 8.

1. Dokumenty zawierające Informacje Poufne/stanowiące Tajemnicę Zawodową oraz Informacje Poufne/informacje stanowiące Tajemnicę Zawodową w formie zapisu elektronicznego są przechowywane i archiwizowane przez Spółkę przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym sporządzono dany dokument lub zapis elektroniczny, chyba że odrębne przepisy wymagają ich dłuższego przechowywania i archiwizowania.

2. Dokumenty zawierające Informacje Poufne/stanowiące Tajemnicę Zawodową oraz Informacje Poufne/informacje stanowiące Tajemnicę Zawodową w formie zapisów elektronicznych są przechowywane i archiwizowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.

 

Obowiązki Pracowników

§ 9.

Każdy Pracownik jest zobowiązany do złożenia oświadczenia stwierdzającego, że zapoznał się z Regulaminem Ochrony, rozumie go i zobowiązuje się go przestrzegać. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu Ochrony.

 

 

 

 

 


 

 

Załącznik Nr 1 do Regulaminu ochrony przepływu informacji poufnych oraz stanowiących tajemnicę zawodową w __________________________________________

.

 

 

 

Imię/Imiona              __________________

Nazwisko/Funkcja  __________________

 

Oświadczenie

 

Ja, niżej podpisany(a), oświadczam, że:

  1.        Zapoznałem  się  z  Regulaminem ochrony przepływu informacji poufnych oraz informacji stanowiących Tajemnicę Zawodową w ___________________________ zrozumiałem go i zobowiązuję się go przestrzegać.

 

 

 

 

_____________________________________________________

Data i podpis osoby składającej oświadczenie


TOP